تبدأ كثير من وكالات الكراء في المغرب بدفتر، ثم بملف Excel: ورقة للسيارات، وأخرى للحجوزات، وثالثة للعملاء. يعمل ذلك ما دام الأسطول يتسع في شاشة واحدة ويسيّره شخص واحد. ثم تأتي المشاكل دائماً بالطريقة نفسها.
علامات أن Excel لم يعد كافياً
- عميلان على السيارة نفسها. لا شيء يمنع إدخال حجز على فترة محجوزة أصلاً.
- العقد يُعاد كتابته في كل مرة. تُنسخ معلومات العميل والمركبة من جديد، مع الأخطاء المصاحبة.
- الضمانات تضيع. لم يعد أحد يعرف أي ضمان أُرجع أو حُجز أو نُسي.
- المستحقات لا تظهر. يجب إعادة قراءة الورقة كلها لمعرفة من لا يزال مديناً.
- الملف على حاسوب واحد. لا يستطيع الفريق العمل في الوقت نفسه، وخطأ واحد يمحو أسابيع من البيانات.
- لا أحد يعرف ربحية سيارة. مصاريف الصيانة والتأمين والوقود في مكان آخر، إن سُجلت أصلاً.
ما الذي يغيّره برنامج تسيير الكراء
يربط برنامج مثل KriHani العناصر ببعضها: للمركبة حجوزات، وللحجز عميل وعقد، وللعقد فاتورة ومدفوعات وضمان، وللمركبة مصاريف وصيانات. هذا الربط هو ما يلغي الإدخال المزدوج، ويمنع التداخلات، ويجعل الأرقام مقروءة. يعمل الفريق على البيانات نفسها، كلٌّ بصلاحياته.
تحضير الانتقال: البيانات التي يجب جمعها
قبل البدء، اجمع هذه المعلومات. فهي تشكل قاعدة حسابك:
| البيانات | ما تحتاجه |
|---|---|
| المركبات | رقم التسجيل، الفئة، الوقود، علبة السرعة، الكيلومترات الحالية، السعر اليومي، تواريخ التأمين والفحص التقني والضريبة السنوية |
| العملاء | الاسم، الهاتف، البريد الإلكتروني، نوع بطاقة الهوية، رقم الرخصة؛ وللشركات الاسم التجاري وجهة الاتصال |
| الحجوزات الجارية والقادمة | المركبة، العميل، تاريخا الانطلاق والإرجاع، المبلغ، التسبيق المستلم |
| الضمانات المحتفظ بها | العميل، المركبة، المبلغ، الطريقة (نقداً، شيك، بصمة بطاقة) |
| الفواتير غير المدفوعة | العميل، المبلغ المتبقي، تاريخ الاستحقاق |
نصيحة. لا تحاول إعادة إدخال كل تاريخك. أدخل المركبات والعملاء النشطين والحجوزات الجارية والقادمة والضمانات المحتفظ بها والمستحقات. سيتكوّن السجل تلقائياً ابتداءً من تاريخ الانطلاق. ولنقل بيانات أوسع، تحدث مع فريقنا قبل البدء.
الأسابيع الأولى
- الأسبوع 1: الأسطول. أنشئ كل المركبات بوثائقها وآجالها. تحقق من أن الحالات تطابق واقع الموقف.
- الأسبوع 2: الحجوزات. أدخل كل الحجوزات الجارية والقادمة. ومن هنا، لا يُؤخذ أي حجز خارج البرنامج.
- الأسبوع 3: العقود والمال. كل انطلاق يُنشئ عقده وفاتورته وضمانه في KriHani. تُسجل المدفوعات لحظة استلامها.
- الأسبوع 4: الفريق والأرقام. أنشئ حسابات موظفيك بأدوارهم، ثم اطّلع على تقاريرك الأولى: الاستغلال، رقم المعاملات، المستحقات، المصاريف.
تطابق هذه الأسابيع الأربعة مدة التجربة المجانية لـ KriHani، التي تمنح الوصول إلى مميزات Pro دون بطاقة بنكية. إنها اللحظة المناسبة للانتقال ببياناتك الحقيقية.
