Le contrat de location est le document qui protège l'agence et le client. Un contrat incomplet, c'est une caution contestée, une franchise impossible à appliquer ou un kilométrage impossible à prouver. Voici la check-list des éléments qu'un contrat de location de voiture doit contenir, et la façon dont un logiciel comme KriHani les génère à partir du dossier.
1. Les parties
- L'agence : raison sociale, adresse, identifiants légaux, et le cachet de l'entreprise sur le document.
- Le client : nom complet, adresse, téléphone, numéro et date d'expiration de la pièce d'identité ou du passeport.
- Le ou les conducteurs : numéro de permis, date d'obtention, et copie du permis rattachée au dossier. Si un second conducteur est autorisé, il doit figurer au contrat.
2. Le véhicule
- Marque, modèle, immatriculation, carburant, couleur.
- Kilométrage au départ et niveau de carburant au départ, relevés devant le client.
- État des lieux de départ : rayures, chocs, pneus, accessoires présents (roue de secours, cric, triangle, gilet).
3. La durée et les lieux
- Date et heure de départ, date et heure de retour prévues.
- Lieu de prise en charge et lieu de restitution, avec les frais éventuels de livraison ou de retour dans une autre ville.
- Règle appliquée en cas de retard de restitution.
4. Le prix et les conditions
- Tarif journalier, nombre de jours, options, total, acompte reçu et solde à payer.
- Kilométrage inclus ou kilométrage illimité, et prix du kilomètre supplémentaire le cas échéant.
- Politique carburant : retour au même niveau, ou facturation du carburant manquant.
- Zones ou usages interdits, et interdiction de sortie du territoire si elle s'applique.
5. La caution et la franchise
- Montant de la caution, mode (espèces, chèque, empreinte bancaire) et conditions de restitution.
- Franchise applicable en cas de dommage, et ce que couvre l'assurance du véhicule.
- Procédure en cas d'accident ou de panne : qui appeler, quels documents remplir.
6. Le retour
- Kilométrage et carburant au retour, état des lieux de retour comparé à celui du départ.
- Frais éventuels : carburant, kilomètres supplémentaires, dommages, nettoyage, retard.
- Décision sur la caution : restituée, retenue partiellement ou totalement, avec justificatif.
Comment KriHani génère le contrat
Dans KriHani, le contrat n'est pas retapé. Il est généré depuis le dossier : le client et ses documents, le véhicule et son kilométrage, la réservation et son prix. La caution est enregistrée au départ et suivie jusqu'à sa restitution ou sa retenue. Les documents du client et du véhicule restent rattachés au contrat, et l'historique de chaque véhicule garde la trace des locations, des incidents et des entretiens.
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